Las herramientas digitales son esenciales para un negocio online.

¿Cuántas veces has entrado a las redes sociales (en modo ocio) y has terminado sintiéndote frustrado?

A mí me pasa más veces de lo que imaginas. 

Veo a esos padres que publican stories a las 10 de la mañana y les ha dado tiempo a preparar el desayuno, hacer ejercicio, leer las últimas noticias, llevar a los niños al colegio, ir a hacer recados… y todavía tienen tiempo para cumplir con su lista de tareas infinitas que van a cumplir a rajatabla. 

Y de repente me fijo en mí, que apenas he podido cumplir con dos de las cientos de tareas que tengo pendientes.. Y lo único que me apetece es pasar de todo y esperar a que todo lo pendiente esté hecho como por arte de magia. 

Pero la realidad nunca es así.

 

 

Y me toca ponerme a trabajar e intentar llegar a todo lo que puedo. 

Esos días son los que caigo en la importancia de la organización personal y de empresa. 

¿Pero qué tan importante es la organización? ¿O es mejor fluir y que todo salga de manera natural?

 

Por qué es importante organizarse internamente

Cuando me hacen este tipo de preguntas (y lo hacen más veces de las que crees) yo contesto con otra pregunta: ¿Eres emprendedor o eres artista?

Porque el artista fluye para que le llegue la inspiración. Los grandes artistas han tenido épocas de no producir nada y eso está bien porque el arte no surge de un día para otro. 

Y si además eres emprendedor la cosa cambia, y mucho. 

Ya que trabajas en función a objetivos y a plazos determinados.

Y si trabajas en equipo lo tienes más difícil aún. Si el trabajo no está organizado el fracaso del proyecto está casi asegurado. Pero no entres en pánico. 

Porque existen muchas herramientas que te van a venir como agua de mayo para conseguir un trabajo ordenado y eficiente para ti y para tu equipo. 

Yo he tenido que lidiar con muchos momentos de caos a lo largo de estos más de 10 años como emprendedora y he probado muchísimas herramientas. Por eso he seleccionado las cinco que mejor me han funcionado a mí y a algunos de mis clientes. 

Pero antes de comenzar quiero diferenciar entre dos tipos de herramientas: Las de gestión de proyecto y las de comunicación. 

Es imprescindible que tengas herramienta de gestión de proyectos porque sino vas a acumular días improductivos de la misma manera que acumulabas canicas o tazos en el patio del colegio. 

¿Y para comunicación no necesito nada? Al principio con el email y poco más tendrás suficiente. Eso sí, prepárate para cuando tu negocio empiece a despegar y necesites tener un equipo bien informado de TODO.

Y ahora sí. 

No te voy a decir cuál es la que mejor te va a funcionar (eso sería como recomendar un perfume a alguien que no conozco). Tú échales un ojo y, en función de cómo es tu negocio, escoge la que creas que va a ser más útil.

 

Herramientas a destacar

Gestión de proyecto

¿Conoces el método Kanban de trabajo? De una manera muy general, se trata de clasificar las tareas de un proyecto en tres columnas: pendientes de hacer, en curso y hechos. Así tienes una visión global de la actividad de tu negocio. Normalmente se utiliza una pizarra o una pared amplia, se escriben las tareas en diferentes post-its y colocas el post-it en una columna u otra en función del avance de la tarea.

Este sistema tan sencillo y a la vez tan eficiente es en el que se han basado la mayoría de las herramientas de gestión de proyecto que puedes encontrar en el mercado. Eso sí, cada una tiene sus características especiales que la hacen mejor o peor dependiendo del proyecto.

 

Notion

Cuando tengo que hablar sobre esta herramienta normalmente comienzo con un largo silencio porque tiene tantas posibilidades que no sé por dónde comenzar. 

Es una herramienta súper versátil y tan personalizable que el formato que utilices no le va a servir a nadie más. Tiene muchísimos complementos para que lo tengas todo centralizado en un único lugar. Puedes crear tu calendario, una agenda propia, archivar páginas web de tu interés, notas, es brutal. 

Eso sí, necesitarás unas semanas para aprender su funcionamiento y adecuarla a ti y a tu negocio. Si necesitas algo para empezar a utilizar desde ya mismo, esta herramienta no es para ti.

 

Asana

Una de mis herramientas favoritas, tenía que decirlo. 

Si tienes un equipo te va a ser muy útil, ya que todos los usuarios van a tener a mano la evolución de cada miembro del equipo con un simple vistazo. Piensa que puedes trabajar en un proyecto con hasta 15 personas, cosa que hace que haya mucha más comunicación entre los diferentes miembros de tu equipo.

Y hablando de equipo, ¿conoces las fases para crear un equipo? Te las cuento en este post, por si le quieres echar un ojo. 

Tiene muchísimas funciones y depende de cómo puede parecer algo abrumador para alguien que está buscando una herramienta sencilla. Por otro lado, si cuentas con un equipo de más de 15 personas te recomiendo otra aplicación con más capacidad.

 

Trello

Tal vez lo que estás buscando es algo más sencillo, sin colorines ni muchísimas utilidades o complementos ya que tu proyecto está en situación inicial.  

En ese caso, lo que mejor te va a ir es Trello. 

Su funcionamiento es muy muy fácil de entender. Creas tus tableros en función del proyecto en el que estés trabajando, luego las columnas y colocas las tareas! Si quieres algo sencillo para estar organizado pero sin romperte la cabeza con colores, formatos, links… Es perfecto para ti.

 

Monday

Cuando sus creadores comenzaron con la construcción de esta herramienta su objetivo principal era conseguir un trabajo más transparente entre los diferentes departamentos. Una manera de que todos sepan en qué está trabajando cada uno y echar una mano si lo cree conveniente. 

Hay veces que dos personas o incluso dos departamentos tienen que colaborar en una misma tarea. Para eso, Monday permite asignar tareas conjuntas, cosa que no es posible en otras plataformas. 

Por eso creo que Monday es muy útil en el caso de que cuentes con un equipo grande de trabajadores o colaboradores y quieras que todos trabajen como una piña.

 

Comunicación

La otra pata imprescindible para que organices tu negocio online es la comunicación que vas a tener con tu equipo. 

Tu equipo puede estar formado por trabajadores por cuenta ajena, freelance o simplemente colaboradores varios. Y para conseguir una buena comunicación con tus colaboradores lo ideal es que cuentes con una herramienta digital. 

En los primeros momentos de tu negocio tal vez no lo necesites, pero es mejor que por lo menos te suene para más adelante.

 

Slack

¿Cuál es la mejor manera que un equipo tiene para comunicarse? 

¿El email? No es muy útil cuando recibo un volumen muy alto de correos, ya que tal vez veré una petición demasiado tarde. 

¿Servicios de mensajería como Whatsapp o Telegram? Mejor intentar separar la vida personal de la laboral, si no es muy fácil que tu equipo o tú mismo acabéis quemados.

¿Chat interno? Necesita de una gran inversión y de un servicio técnico continuo. 

¡Por eso está la plataforma Slack! Es un servicio de mensajería, por lo que puedes acceder a los mensajes de manera inmediata. Además puedes crear canales en función de cada proyecto para no tener que molestar al resto del equipo por algo que solo afecta a unos cuantos.

 

Ahora que ya conoces una pequeña muestra del universo de la organización de proyectos puedes llevártelo a tu terreno y probar por el que crees que mejor se va a adaptar a tu estilo de trabajar. 

¿Y qué pasa si el que pruebo no me funciona más adelante?

Si supieras la cantidad de veces que me han preguntado eso… Estoy por dejar la respuesta en modo contestador (es broma). Pero es que por supuesto que no pasa nada. Los negocios van creciendo a partir del famosísimo y prestigioso método de prueba y error. 

Porque hasta que no pruebes algo no vas a saber si se adapta a ti y a tu proyecto. 

Yo los he probado casi todos, ¡y los que me quedarán por probar! Por eso lo que te he compartido aquí es mi opinión sincera y sin preferencias. Porque todos, como ya has visto, tienen cosas buenas y cosas malas.

Ahora me voy pero te dejo una pregunta. 

¿Sabes cuál es el que utilizo yo?